artículosLibros contables y societarios

Un tema muy importante en las sociedades es el relativo a los libros de tenencia obligatoria, conforme a lo dispuesto en la Ley 1034/83 “Del Comerciante”

Dicho cuerpo normativo establece que dichos libros son: (i) Diario e (ii) Inventario. Las sociedades por acciones, conforme a la Ley del Comerciante, deberán llevar además los siguientes libros: (i) Registro de acciones, (ii) Registro de obligaciones, (iii) De asistencias a las Asambleas, (iv) De las deliberaciones de las Asambleas, (v) De las deliberaciones del Directorio. Adicionalmente, la normativa tributaria exige el Libro Mayor y los Libros IVA Ventas e IVA Compras.

En lo que respecta la rúbrica de los Libros por parte del Registro Público de Comercio, entendemos que ello es exigible para los Libros Contables: Diario, Inventario, Mayor, IVA Ventas e IVA Compras. Ahora bien, consideramos que la referida rúbrica no es exigida por la Ley para los Libros Societarios. Esta interpretación se funda en que la rúbrica de los Libros Contables está prevista en el Capítulo V en que se menciona a los mismos, pero no así en el Capítulo VI en el que se refiere a los Libros Societarios.

No obstante, conforme a la práctica usual, la totalidad de los Libros -tanto los de Contabilidad como los Societarios- son rubricados por el Registro Público de Comercio y las entidades en las cuales los mismos deben ser presentados, como por ejemplo las bancarias, que así lo exigen.

A partir de la inscripción de la Sociedad en la Dirección General de Registros Públicos, ésta adquiere personería jurídica y tiene la obligación de tenencia de los libros de comercio. En la mayoría de los casos, el apuro de las gestiones iniciales o la falta de asesoramiento adecuado hace que no se cuente con dichos libros en la forma exigida por la Ley.

Así, por ejemplo, la Sociedad empieza a necesitar confeccionar actas de Directorio, y se inicia la perniciosa costumbre de la utilización de lo denominado en la jerga del rubro como “hojas sueltas”. Esto se vuelve costumbre y muchas sociedades, inclusive de larga data, siguen utilizando las “hojas sueltas” a la par de los libros rubricados.

El procedimiento que se sugiere es que, apenas registrada la Sociedad, se gestione la rúbrica de los libros en el Registro Público de Comercio y si se desea llevar los mismos por medios mecánicos u otros sistemas modernos de contabilidad (denominación que le da la Ley) debe realizarse una gestión ante el Juzgado de Primera Instancia en lo Civil y Comercial para que éste otorgue la correspondiente autorización, en los términos del artículo 76º de la Ley del Comerciante.

Ante la situación descripta, desde hace un tiempo, hemos implementado un servicio al que denominamos Diagnóstico Societario, que es una herramienta que permite a las empresas conocer el estado de la compañía desde el punto de vista legal, a fin de detectar posibles contingencias, problemas y riesgos legales y brindando la oportunidad de establecer las medidas tendientes a eliminar o mitigar los riesgos, entre las cuales se encuentra lo relativo a los libros societarios.

Marcelo Codas Frontanilla

marcelo@estudiocodas.com

Twitter: @CodasMarcelo

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